Nowoczesne biuro to również uporządkowane archiwum. Jak powinno wyglądać?

Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych zdecydowanie wymusiły na wszystkich firmach zdecydowanie mocniejsze dbanie o firmowe archiwa. Te, w ciągu ostatnich miesięcy przeszły niekiedy prawdziwą rewolucję. Im większa firma, tym oczywiście większe archiwum, a także konieczność jego aranżacji. Jak powinno wyglądać firmowe archiwum?

Im większa firma, tym większa liczba dokumentów. Zdecydowanie. Mimo rozwoju technologii cyfrowych i powszechnego przenoszenia dokumentów z formy tradycyjnej na elektroniczną, zawsze występuje pewna część dokumentacji, która jest w formie papierowej. To generuje oczywiście procesy, które muszą zmierzać do zapewnienia takiej dokumentacji bezpieczeństwa.

Nowoczesne archiwum musi być przede wszystkim odpowiednich rozmiarów, uporządkowane, wyposażone w nowoczesne ogrzewanie, oświetlenie, regały, kontrolę dostępu. Warto również pomyśleć o takiej usłudze, jak niszczenie dokumentów. Usługa ta dotyczy dokumentów, które nie są już nam potrzebne, ewentualnie zostały przeniesione na formę cyfrową.

Zobacz także: http://www.dailynet.pl/organizujemy-prace-biura-co-zrobic-z-duza-iloscia-surowcow-wtornych/

Odpowiednie wyposażenie archiwum

Wyposażenie archiwum chociażby w nowoczesne regały, szafy oraz stoły to podstawa. Dzięki temu będzie możliwe profesjonalne segregowanie dokumentów, według wybranego, ściśle określonego klucza, łatwe opisanie segregatorów czy teczek, a co za tym idzie ich przechowywani.

Takie utrzymanie porządku sprawi, że w razie konieczności będzie można w łatwy sposób dotrzeć do tych dokumentów, które aktualnie nas interesują.

Niszczeniem dokumentów niepotrzebnych

Niszczeniem dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy, jak np. https://medienpartner.pl/. Dzięki temu mamy stałą kontrolę nad tym, w jaki sposób dokumenty są niszczone i co się z nimi dzieje. Przede wszystkim w archiwum lub innym wybranym miejscu powinniśmy mieć przygotowane pojemniki z tworzywa sztucznego, które są w odpowiedni sposób zabezpieczone, np. plombą lub kłódką, a do których można wrzucać niepotrzebne dokumenty. W ten sposób nikt niepowołany nie ma do nich dostępu.

Następnie pojemniki są przez wykonawcę transportowane na miejsce niszczenia. Do niszczenia dokumentów wykorzystuje się specjalną niszczarkę, która ma oczywiście odpowiednią klasę. Dokument są niszczone w taki sposób, który całkowicie uniemożliwia odczytanie danych. Cały proces może zostać uwieczniony na zdjęciach lub filmie, nagrany na płycie i przekazany następnie do biura.